Unit 10 — Project Risk Management

1. ความเสี่ยงคืออะไร

ความเสี่ยง (Risk) = โอกาสที่จะเกิดความผิดพลาด ความเสียหาย การรั่วไหล ความสูญเปล่า หรือเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ ที่อาจเกิดขึ้นภายใต้ สถานการณ์ที่ไม่แน่นอน และมีผลกระทบทำให้การดำเนินงานไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ขององค์กร ทั้งด้านยุทธศาสตร์ การปฏิบัติงาน การเงิน และการบริหาร

2. Risk Management

"The process of identifying, analyzing, and accepting or mitigating the possibility of losses on an investment."
การบริหารความเสี่ยงในโครงการ = กระบวนการบริหารจัดการปัจจัยเสี่ยงต่างๆ เพื่อให้ โอกาสที่จะเกิดความเสี่ยงลดลง หรือ ผลกระทบของความเสียหายลดลง อยู่ในระดับที่ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียยอมรับได้

การบริหารความเสี่ยงในองค์กร = กระบวนการดำเนินงานที่ เป็นระบบและต่อเนื่อง ช่วยลดมูลเหตุของโอกาสที่จะเกิดความเสียหาย ให้ระดับและขนาดความเสียหายในอนาคต อยู่ในระดับที่องค์กร ยอมรับได้ ประเมินได้ ควบคุมได้ และตรวจสอบได้ อย่างมีระบบ

3. Risk Categories — 3 ชุดที่ต้องจำ

ชุด A: Organization Risk Categories (4 กลุ่ม)

ชุด B: IT Risk Categories (4 กลุ่ม)

ชุด C: PMBOK Risk Categories (4 กลุ่ม)

4. Risk Sources — แหล่งที่มาของความเสี่ยง 4 แหล่ง

5. Risk Analysis — การวิเคราะห์ความเสี่ยง

Risk Analysis หรือ Risk Assessment = การวิเคราะห์และ จัดลำดับ ความเสี่ยงที่ระบุจากขั้นก่อนหน้า ประเมินจาก โอกาสที่จะเกิด ผลกระทบ และระดับของความเสี่ยง

Impact-Probability Matrix

มี 2 ขนาดที่ใช้: 5 × 5 matrix และ 3 × 3 matrix — แบบ 3×3 ใช้ 3 ระดับ (Low, Medium, High) โดยเกณฑ์คือ ≤0.2, ≤0.5, ≤0.8

เกณฑ์การวิเคราะห์มี 2 แนว: Qualitative Approach (ให้ระดับเป็นคำ) และ Quantitative Approach (ให้เป็นตัวเลข) ตัวอย่างเกณฑ์: Organization Image Criteria และ Operation Risk Criteria

1. ความเสี่ยงด้านการดำเนินงาน
   Risk 1.1 นักพัฒนาซอฟต์แวร์ลาออกจากโครงการ แต่ยังไม่สามารถปฏิบัติงานได้เสร็จสิ้น
   Risk 1.2 นักพัฒนาซอฟต์แวร์ไม่มีความเชี่ยวชาญในเทคโนโลยีที่ปรับเปลี่ยนภายหลัง
2. ความเสี่ยงด้าน.....
   Risk 2.1 ...

6. Risk Handling — การวางแผนรับมือ

Risk Handling = Risk Response Planning แบ่งเป็น 2 แนวทาง:

7. Risk Management Techniques — 4 เทคนิค

8. Risk Monitoring & Control — การควบคุม 4 ประเภท

การควบคุม (Control) = นโยบาย แนวทาง หรือขั้นตอนปฏิบัติที่กระทำเพื่อลดความเสี่ยงและทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ แบ่งได้ 4 ประเภท:

9. ปัจจัยความสำเร็จของการบริหารความเสี่ยง

ระดับองค์กร (5 ข้อ)

1. จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ หรือมีระบบ IT ช่วยจัดเก็บ คำนวณ ส่งถ่าย และสอบกลับข้อมูลได้รวดเร็ว
2. ฝึกอบรมบุคลากรให้เข้าใจระบบบริหารความเสี่ยง และตระหนักถึงความสำคัญ
3. แรงผลักดันจากผู้บริหาร — ผู้บริหารต้องตั้งใจจริงและสนับสนุนทุกด้าน
4. ความร่วมแรงร่วมใจจากบุคลากรทุกคนในทุกระดับ
5. ตรวจสอบและประเมินความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ และค้นหาความเสี่ยงใหม่ต่อเนื่อง

ระดับโครงการ (5 ข้อ)

• Create Risk Management Plan — สร้างแผนที่ประกอบด้วยความเสี่ยงแต่ละด้าน จัดลำดับความสำคัญ และวิธีจัดการ (ข้อสังเกต: เป็นขั้นตอนที่ใช้เวลามาก)
• Keep the Risks Up to Date — ปรับปรุงรายการความเสี่ยงให้เป็นปัจจุบัน ตรวจความเสี่ยงที่อาจถูกมองข้าม
• Understand the Risk Events — เข้าใจความเสี่ยง สาเหตุหรือต้นตอ และสถานการณ์ เพื่อจัดการได้ตรงจุด
• Be Proactive — ทำงานเชิงรุก ไม่มุ่งเน้นเพียงความคล่องตัวในการตอบสนอง แต่ต้องวางแผนป้องกันไม่ให้เกิด
• Develop Project Management Skills — พัฒนาทักษะ เข้ารับการฝึกอบรม เรียนรู้หลักสูตรมาตรฐาน และนำมาปรับใช้จริง

10. ประโยชน์จากการบริหารความเสี่ยง 10 ข้อ

• ตระหนักถึงภัยคุกคามที่ยังมาไม่ถึง
• ปรับปรุงระบบงานและการวางแผน
• ลดการสูญเสียที่อาจเกิดขึ้นได้
• สร้างโอกาส
• สร้างคุณค่าให้กับการทำงาน
• สนับสนุนการตัดสินใจของผู้บริหาร
• สร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กร
• ปกป้องการปฏิบัติงาน
• เป็นส่วนหนึ่งของการบริหารงาน
• มองเป้าหมายในภาพรวม

ตัวอย่าง Risk Item ในโครงการซอฟต์แวร์

1. ประมาณเวลาไม่เหมาะสม มีแนวโน้มล่าช้าหรือส่งมอบไม่ทัน
2. วางแผนและกำหนดขอบเขตไม่ครอบคลุม เพราะลูกค้าระบุความต้องการไม่ตรงจุด หรือทีมกำหนดขอบเขตไม่รัดกุม
3. บุคลากรหลักลาออกหรือโยกย้ายกะทันหัน เกิดช่องว่างด้านความรู้ ต้องใช้เวลา Knowledge Transfer นานกว่าคาด
4. ขาดผู้นำที่มีประสบการณ์ หรือหัวหน้าโครงการไม่มีทักษะความเป็นผู้นำ
5. งบประมาณถูกตัด ทำให้ไม่สอดคล้องกับภารกิจ
6. เกิดภัยพิบัติทางธรรมชาติ
7. การทุจริตในโครงการ
8. เกิดการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยี
9. ราคาวัตถุดิบผันผวนและมีแนวโน้มสูงขึ้น
10. ถูกฟ้องร้องการละเมิดลิขสิทธิ์เครื่องหมายทางการค้า