Unit 8 — Project Cost Planning
Project Cost Management = กระบวนการติดตามและควบคุมต้นทุน (Cost Control) ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เกิดจากการตรวจสอบปัจจัยต่างๆ ที่ทำให้ต้นทุนของงานเพิ่มขึ้น และหลีกเลี่ยงปัญหานั้น — สำคัญต่อความสำเร็จของโครงการ เพราะ ต้นทุนที่เพิ่มขึ้นส่งผลให้กำไรลดลง
1. 4 Processes of Cost Management
4 กระบวนการบริหารต้นทุนโครงการ
1) Resource Planning — การวางแผนทรัพยากร
- พิจารณาว่าทรัพยากร ประเภทใด ควรใช้ และใช้ใน ปริมาณเท่าใด โดยพิจารณาประเภทโครงการและลักษณะองค์กรร่วมด้วย
- อาศัย ผู้มีประสบการณ์ในโครงการที่คล้ายคลึงกัน ให้คำแนะนำ
- ต้องอาศัยคนที่มีความรู้จาก หลายแขนงวิชา เพื่อประเมินทางเลือกที่มีประสิทธิภาพสูงสุด
- ได้ผลลัพธ์คือข้อมูลทรัพยากรที่จำเป็น ทั้งด้าน บุคลากร และ วัสดุ/อุปกรณ์
2. Cost Estimating — การประมาณการต้นทุน
ประมาณต้นทุนของทรัพยากรทั้งหมดจากขั้นก่อนหน้า แล้วกำหนดเป็น Cost Management Plan ที่ระบุรายละเอียดค่าใช้จ่ายอย่างชัดเจน รวมถึงวิธีบริหารจัดการในกรณีที่ ต้นทุนจริงต่างจากที่ประมาณการไว้
สิ่งที่ควรมีประกอบการประมาณการต้นทุน 3 อย่าง:
- หลักเกณฑ์พื้นฐานและ ข้อสมมติฐาน ที่ใช้
- รายละเอียด เกี่ยวกับโครงการ
- เทคนิค ที่นำมาใช้ในการประมาณการต้นทุน
ประเภทของการประมาณต้นทุน 3 แบบ (ตามความแม่นยำ)
| ประเภท | Accuracy | ใช้เมื่อไหร่ |
|---|---|---|
| 1. Rough Order of Magnitude (ROM) ประมาณคร่าวๆ หยาบๆ กว้างๆ |
-25%, +75% | ช่วงเริ่มต้นของโครงการ ใช้เพื่อการตัดสินใจระดับสูงว่าโครงการเป็นไปได้ทางการเงินหรือไม่ |
| 2. Budgetary Estimate ประมาณในลักษณะงบประมาณ จัดสรรเงินทุนให้กิจกรรม |
-10%, +25% | Intermediate Estimate (โครงการนิยามได้จำกัด), Preliminary Estimate (นิยามครึ่งทาง มี detailed scope), Substantive Estimate (หลังกำหนด objectives และ deliverables แล้ว) |
| 3. Definitive Estimate ประมาณการช่วงสุดท้าย |
-5%, +10% | เมื่อ scope และ tasks ของโครงการถูกนิยามเกือบสมบูรณ์แล้ว |
ความแม่นยำของการประมาณการทั้ง 3 แบบ
เทคนิคและวิธีประมาณการต้นทุน 4 วิธี
| เทคนิค | ทำอย่างไร | ข้อดี | ข้อจำกัด |
|---|---|---|---|
| Top-Down Estimate | ใช้ข้อมูลต้นทุนจริงในอดีต หรืออ้างอิงจากโครงการที่คล้ายคลึงกันเป็นพื้นฐาน | ง่าย ประหยัดเวลาและทรัพยากร | แม่นยำน้อย ต้องอาศัยผู้เชี่ยวชาญ |
| Bottom-up Estimate | ประมาณต้นทุนแต่ละกิจกรรมย่อย แล้วรวมเป็นต้นทุนรวมของโครงการ | แม่นยำมากที่สุด (ขึ้นกับขนาดกิจกรรมและประสบการณ์ผู้ประมาณ) | ต้องอาศัยสมาชิกแต่ละส่วนงานช่วยประมาณการ |
| Parametric Modeling | แตกงานเป็นหน่วย (Work Unit) คำนวณต้นทุนต่อหน่วย เช่น ค่าแรงต่อวันของโปรแกรมเมอร์, ภาษาที่ใช้, ความซับซ้อน, จำนวน LOC, ระดับความชำนาญ — เช่น COCOMO | แม่นยำและน่าเชื่อถือมากที่สุด | เหมาะสำหรับโครงการ IT หรือซอฟต์แวร์ |
| Three Points Estimate | ใช้สูตรคณิตศาสตร์อ้างอิงหลักความน่าจะเป็น จาก 3 มุมมอง: Optimistic cost, Pessimistic cost, The most probable cost | รองรับความไม่แน่นอน | ต้องประมาณ 3 ค่าให้สมเหตุสมผล |
ค่าใช้จ่ายมักถูกประมาณออกมาตาม WBS และตาม เดือน โดยอาจเริ่มจาก
Man-hour หรือ Man-day แล้วแปลงเป็นตัวเงิน
ข้อควรสังเกต 4 ข้อของการประมาณการค่าใช้จ่าย
- ค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการใหญ่เป็นงานซับซ้อน ต้องทำอย่างรวดเร็ว ก่อนที่จะได้ความต้องการที่ชัดเจน
- ถ้าองค์กรมีเทคนิคบริหารโครงการที่ดีและระบบเก็บข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยปรับปรุงการประมาณการ การอบรมคนไอทีให้ดูแลค่าใช้จ่ายจะช่วยได้
- คนส่วนใหญ่ประมาณการค่าใช้จ่ายไว้ต่ำ โครงการใหญ่จึงควรมีค่าใช้จ่ายพิเศษสำรองไว้สำหรับการบูรณาการและการทดสอบ
- ค่าประมาณการช่วยให้ชนะการประมูลหรือได้รับเงินสนับสนุน PM จึงอาจต้องใช้ ทักษะการต่อรองและความเป็นผู้นำ เพื่อยืนยันค่าประมาณการที่ถูกต้อง
3. Cost Budgeting — การจัดทำงบประมาณต้นทุน
จัดสรรต้นทุนทั้งหมดที่ประมาณการไว้ไปยังกิจกรรมย่อยทุกกิจกรรม ตาม WBS และตารางกำหนดเวลา
WBS จะถูกพัฒนาต่อไปเป็น Cost Breakdown Structure (CBS)
หรือจัดทำเป็นงบประมาณที่แสดงช่วงระยะเวลาดำเนินโครงการ เรียกว่า Cost Baseline
จาก WBS สู่ CBS และ Cost Baseline
รูปแบบการจัดทำงบประมาณ 2 แบบ
| By Time Period | By Cost Types |
|---|---|
| จัดกลุ่มตาม เวลา — เดือน สัปดาห์ หรือไตรมาส มักแสดงพร้อม Gantt Chart หรือคำนวณตามแต่ละขั้นตอนของ Work Flow เพื่อให้ได้งบรวมตลอดโครงการ | จัดกลุ่มตาม ประเภทค่าใช้จ่าย — เป็นแบบที่ นิยม เพราะช่วยระบุต้นทุนหลักที่กระทบภาพรวม เหมาะกับโครงการที่ต้องการจัดการองค์ประกอบของต้นทุนและ หาวิธีลดต้นทุน |
ปัจจัยที่ต้องระบุในการจัดทำงบประมาณ 3 อย่าง
| ปัจจัย | ตัวอย่าง | มิติ |
|---|---|---|
| Cost Drivers | items, units, specific works or services | ต้นทุนในมิติของ Unit Cost จาก Task ย่อย |
| Amount | numbers of items, amounts of materials, amounts of work time | ต้นทุนในมิติของจำนวนครั้งโดยเฉลี่ย และ Stations ที่ต้องผ่าน |
| Overhead / Hidden Cost | ต้นทุนที่ไม่ให้ value โดยตรง แต่มีผลต่อกระบวนการทำงานโดยอ้อม | ต้นทุนทางอ้อม หรือ ค่าโสหุ้ย |
ประเภทต้นทุนที่มักใช้จัดกลุ่มงบประมาณ
- Labor Costs — ค่าแรง
- Material Costs — ค่าวัสดุ
- Subcontracting / Outsourcing Costs — ค่าจ้างเหมาช่วง
- Logistic Costs — ค่าขนส่ง
- Operating / Overhead Costs — ค่าดำเนินงาน/ค่าโสหุ้ย
4. Cost Estimating vs Cost Budgeting
| Cost Estimating | Cost Budgeting |
|---|---|
|
|
"Make your cost estimate before your cost budget."
ตัวอย่างจากสไลด์
Cost estimate ของผู้รับงานจัดสวน = $5,812.40
เพื่อเผื่อ budget variance (การเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้วางแผนในต้นทุนจริง)
จึงตั้ง Total Cost Budget: $6,200
Week 1: 2,100 Week 2: 2,400 Week 3: 1,700 ------------------ รวม 6,200
5. Cost Control — การควบคุมต้นทุน
ประกอบด้วยกิจกรรม: ติดตามการใช้จ่ายเงิน, ทบทวนการเปลี่ยนแปลง, และแจ้ง stakeholders ถึงการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อค่าใช้จ่าย
ข้อมูลที่จำเป็นต้องใช้ 4 อย่าง:
- Cost Baseline
- แบบรายงานผลปฏิบัติงาน — ทำให้ทีมมีค่าประมาณการต้นทุนและงบประมาณที่ทบทวนแก้ไขใหม่แล้ว
- ข้อมูลการขอเปลี่ยนแปลงโครงการ
- Cost Management Plan
การบริหารมูลค่าที่ได้รับ (Earned Value) เป็นวิธีสำคัญที่ใช้วัดผลการดำเนินโครงการ — เรียนต่อใน Unit 9
6. Cost Multiplier — การแตกตัวคูณงบประมาณ
การแตกตัวคูณงบประมาณ = การแจกแจงรายละเอียดค่าใช้จ่ายแต่ละกิจกรรม โดยนำ จำนวนหน่วย (Quantity) × ราคาต่อหน่วย (Unit Cost) × ความถี่หรือระยะเวลา (Frequency/Time) เพื่อให้ได้วงเงินที่ โปร่งใส ตรวจสอบได้ และนำไปขอทุนหรืองบประมาณได้แม่นยำ
| ช่อง | ใส่อะไร |
|---|---|
| หมวดรายจ่าย | แบ่งตามประเภทค่าใช้จ่าย เช่น ค่าตอบแทน ค่าใช้สอย ค่าวัสดุ ค่าครุภัณฑ์ |
| รายการย่อย | ชื่อสิ่งของหรือกิจกรรมให้ชัดเจน เช่น ค่าจ้างทำของ ค่าเดินทาง ค่าแปลเอกสาร |
| จำนวน | หน่วย ยูนิต หรือปริมาณทรัพยากร เช่น จำนวนคน จำนวนชิ้น จำนวนครั้ง |
| อัตราต่อหน่วย | ราคาต่อหน่วยตามราคามาตรฐาน 1 หน่วย ตามระเบียบราชการหรือท้องตลาด |
| ความถี่ | ตัวคูณด้านเวลาหรือความถี่ เช่น จำนวนวัน เดือน หรือชั่วโมงที่ปฏิบัติงาน |
ตัวอย่างแตกตัวคูณ
ค่าตอบแทน / ค่าจ้างโปรแกรมเมอร์ 2 คน × 1,500 บาท/วัน × 20 วัน = 60,000 บาท ค่าใช้สอย / ค่าเดินทางเก็บ requirement 3 คน × 800 บาท/ครั้ง × 4 ครั้ง = 9,600 บาท ค่าวัสดุ / ค่าเอกสารคู่มือ 50 เล่ม × 120 บาท × 1 ครั้ง = 6,000 บาท -------------------------------------------------- รวม 75,600 บาท
หมวดงบค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์ราชการ
| หมวด | ครอบคลุม |
|---|---|
| งบดำเนินงาน | รายจ่ายเพื่อดำเนินโครงการ ได้แก่ ค่าจ้าง ค่าใช้สอย ค่าวัสดุ รวมถึงรายจ่ายอื่นที่กำหนดให้จ่ายจากงบนี้ เช่น ค่าสาธารณูปโภค |
| งบลงทุน | รายจ่าย ค่าครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง และรายจ่ายอื่นที่กำหนดให้จ่ายในลักษณะงบลงทุน |